Arhivarea documentelor este importanata, deoarece la inceputul anului trecut s-a adaugat o serie de reglementari noi pentru toate companiile, precum si pentru regiile autonome, in general pentru orice entitate sub forma de persoana juridica. Conform ultimelor reglementari, toate companiile sunt obligate de a-si arhiva documentele financiar-contabile in arhiva proprie sau la o firma ce ofera servicii de arhivare documente un anumit numar de ani.

Arhivarea documentelor fizica sau electronica este obligatorie!

Arhivarea documentelor este un proces destul de anevoios insa necesar si obligatoriu pentru o mai buna urmarire a activitatii economice pe care companiile o desfasoara si pentru combaterea fraudarii sistemului. Desi stocarea documentelor poate fi o problema uneori chiar pentru desfasurarea in conditii normale a activitatii normale a companiilor, atunci cand acestea nu dispun de spatii de stocare suficiente, acest proces este obligatoriu, iar datele trebuie pastrate cel putin 5 ani pentru fiecare companie in parte. Nerespectarea acestor conditii, precum si cea de a nu prezenta organului fiscal documentele arhivate solicitate se sanctioneaza cu amenzi destul de mari, ce variaza intr 12.000 si 14.000 de lei pentru companiile mari si mijlocii, iar intre 2000 si 3500 de lei pentru alte tipuri de persoane juridice. De asemenea, nici persoanele fizice nu sunt scutite de aceste amenzi, acestora fiindu-le aplicabile sumele cuprinse tot intre 2000 si 3500 de lei.

Pentru un proces mai sigur se poate apela la o firma ce ofera servicii de arhivare documente

Apelarea la serviciile de arhivare oferite de o firma de arhivare documente este o solutie la indemana si foarte sigura din mai multe puncte de vedere. O firma specializata detine toate informatiile necesare cu privire la cum trebuie sa se desfasoare un astfel de proces si poate oferi inclusiv consultanta profesionala in ceea ce priveste arhivarea electronica a documentelor ce contin informatii contabile si financiare importante pentru compania in cauza.

In Romania, compania Iron Mountain este un astel de firma ce ofera de servicii de arhivare, atat sub forma oferirii unor servicii de stocare pentru documente in format fizic si electronica, cat si a oferirii de consultanta specializata in ceea ce priveste ca acest proces sa se desfasoare in conformitatea cu normele legale. Pe link-ul urmator, http://www.ironmountain.ro/whatwedo/document-storage-services.asp, se gasesc o serie de detalii despre acest proces, inclusiv gama variata de servicii pe care Iron Mountain o ofera. Aceasta firma de arhivare colaboreaza cu clienti din intreaga lume si are o experienta vasta pe piata.

Care sunt avantajele apelarii la o firma ce ofera servicii de arhivare documente?

Arhivarea documentelor poate parea la o prima vedere un proces ce poate fi desfasurat in interiorul fiecarei companii. Totusi, apeland la o firma ce ofera servicii de arhivare documente, aceasta decizie este reprezentata de un lucru cat se poate de benefic pentru orice companie sau orice alta persoana juridica.

In primul rand, vorbim de siguranta datelor stocate. Astfel, intre client si firma de arhivare se va incheia un contract pentru furnizarea acestor servicii ce angajeaza ambele parti, oferind in acelasi timp o serie de conditii acceptate de acestea.

In al doilea rand, colaborarea cu o astfel de firma scapa angajatii speciali pusi sa execute aceste proces si se asigura ca serviciile vor fi unele profesioniste.

In al treilea rand, se ofera acces beneficiarului la un proces de arhivare documente foarte bine pus la punct decat ar putea fi cel desfasurat intern si de asemenea, permite renuntarea la unul sau chiar mai multi angajati care ar fi trebuit sa lucreze exclusiv sau intr-o foarte mare masura procesului de arhivare si supervizare a documentelor arhivate.

In al patrulea rand, cand se apeleaza la arhivarea electronica a documentelor, accesul la acestea se poate face de oriunde si intr-un timp foarte rapid.