Informatiile pe care o companie le detine, creeaza sau primeste au o deosebita importanta pentru buna functionare a acesteia si a relatiilor comerciale dezvoltate cu partenerii de afaceri. Valoarea acestora poate fi uneori uriasa, insa in egala masura ele nu sunt lipsite de costurile pe care activitatea de stocare documente si chiar si cea de administrare documente le presupun. Chiar daca ne aflam intr-o era a tehnologiei de inalta performanta ce a devenit si parte a vietii de zi cu zi si chiar a functionarii societatilor comerciale, subiectul stocare date este cat se poate de serios si poate deveni o povara atunci cand in incinta companiilor nu exista spatii pentru depozitarea documentelor.

Ce solutii pentru managementul documentelor exista?

Atunci cand procesul de stocare documente, depozitare documente sau administrare documente devine o povara, solutia cea mai la indemana pentru orice societate comerciala ar trebui sa fie apelarea la ajutor specializat. Desi nu este un aspect foarte cunoscut, pe piata exista companii care ofera servicii de depozitare documente, stocare date sau administrare documente. Aceste companii vin in ajutorul celor ce nu dispun de suficient spatiu pentru a-ti depozita documentele si, in acelasi timp, isi doresc sa scape de povara acestui procedeu.

Unde poti gasi o companie specializata in stocare date si administrare documente?

Desi nu este o activitate foarte des intalnita la nivel national sau international, acele companii de ofera servicii de stocare documente, cu componenta de administrare documente pot fi solicitate prin contactare directa. O astfel de companie este Iron Mountain, fondata in 1951 in New York si cu o experienta vasta in domeniul stocarii si administrarii documentelor atat in Romania, cat si peste hotare.
Pe site-ul companiei exista o pagina special destinata serviciilor de administrare documente si depozitare documente: http://www.ironmountain.ro/whatwedo/records-management-and-storage.asp Acolo sunt prezentate succint detaliile unei astfel de colaborari si sunt chiar enumerate cateva sfaturi pentru conducatorii de companii in legatura cu prevederile legale din acest domeniu.

Care sunt avantajele apelarii la o companie specializata in stocare date si depozitare documente?

In cateva cuvinte, un furnizor de astfel de servicii este cel care va rezolva problema cu depozitarea documentelor in locul clientului sau. Atat partea de stocare date in format virtual, cat si cea de depozitare documente in format fizic si pana la cea de administrare, intregile proceduri sunt acoperite in momentul in care serviciile sunt externalizate. Astfel, compania ce cauta ajutor extern nu mai trebuie sa se confrunte cu problema spatiului insuficient, cu slaba organizare a documentelor sau cu problema securitatii datelor. De asemenea, adesea personalului i se atribuie responsabilitati speciale pentru organizarea si stocarea acestor documente, iar de foarte multe ori exista persoane ce indeplinesc strict aceste proceduri. Renuntarea la depozitarea documentelor intern si acceptul utilizarii unui furnizor pentru managementul documentelor va insemna, deci, si o reducere a personalului.

Ce trebuie sa stii cand externalizezi managementul documentelor interne?

Primul si poate cel mai important lucru de avut in vedere este exprienta pe piata a companiei furnizoare. Cu cat aceasta detine un portofoliu mai larg, cu atat credibilitatea sa este mai crescuta. De asemenea, trebuie stabiliti clar si in conformitate cu legea termenii colaborarii si nu in ultimul rand, este important ca intotdeauna, cand vorbim despre managementul documentelor, sa fie tinuta o evidenta interna a categoriilor de informatii importante in procesul de stocare date, mai exact cele pentru care s-a decis sa se apeleze la un furnizor de administrare documente si depozitare documente.