Certificarea sistemelor de management este un proces esential pentru organizatii in indeplinirea obiectivelor si a standardelor de calitate, mediu, sanatate si siguranta ocupand un rol central in conducerea si dezvoltarea acestora. Certificarea ofera incredere si credibilitate partilor interesate, inclusiv clientilor, partenerilor de afaceri si angajatilor, in ceea ce priveste angajamentul organizatiei fata de performanta si conformitate.

1. Pregatirea Initiala

Primul pas in directia certificarii sistemului de management implica o pregatire riguroasa si evaluarea nevoilor organizatiei. Acest pas este crucial pentru intelegerea cerintelor standardului de management ales (de exemplu, ISO 9001 pentru calitate, ISO 14001 pentru mediu, OHSAS 18001/ISO 45001 pentru sanatate si siguranta, etc.) si identificarea posibilelor lacune existente.

Organizatia trebuie sa stabileasca obiectivele si tintele sistemului de management, sa desemneze o echipa de proiect si sa dezvolte un plan de implementare. Aceasta etapa presupune adesea formarea personalului si constientizarea echipelor cu privire la procesul de certificare si cerintele standardului respectiv.

2. Evaluarea Initiala (Gap Analysis)

In aceasta etapa, organizatia efectueaza o analiza a lacunelor (gap analysis) pentru a identifica diferentele dintre practicile curente si cerintele standardului de management ales. Aceasta poate fi realizata intern de catre echipa de proiect sau prin implicarea unui consultant extern.

Scopul este sa se determine cat de departe este organizatia de conformitatea cu standardul si sa se stabileasca planurile de corectare si imbunatatire pentru a alinia practicile existente cu cerintele standardului.

3. Implementarea Sistemului de Management

Odata ce lacunele au fost identificate si planificate, organizatia implementeaza modificarile necesare in procesele si practicile sale pentru a se conforma standardului de management. Aceasta implica adesea modificarea politicilor, procedurilor, proceselor si resurselor umane pentru a se potrivi cerintelor standardului.

De asemenea, se stabilesc procese pentru monitorizarea si masurarea performantei, pentru a se asigura ca sistemul de management functioneaza eficient si ca obiectivele si tintele au fost atinse.

4. Auditul Intern

Un audit intern este efectuat pentru a evalua si verifica daca sistemul de management implementat functioneaza asa cum a fost planificat si daca este conform cu standardul ales. Acest audit este realizat de membrii organizatiei care nu sunt implicati in implementarea sistemului si care au expertiza in standardul respectiv.

5. Auditul Extern (Auditul de Certificare)

Dupa succesul auditului intern si rezolvarea oricaror probleme sau neconformitati identificate, organizatia angajeaza o organizatie de certificare independenta si acreditata pentru a efectua un audit extern de certificare. Aceasta etapa implica o evaluare detaliata a sistemului de management pentru a asigura conformitatea cu cerintele standardului

6. Obtinerea Certificarii

Daca auditul extern este finalizat cu succes si nu sunt identificate neconformitati majore, organizatia primeste certificarea care atesta conformitatea cu standardul de management respectiv. Aceasta certificare este valabila pentru o anumita perioada si necesita audituri periodice de reevaluare pentru mentinerea certificarii.

7. Mentinerea Certificarii

Organizatia trebuie sa mentina si sa imbunatateasca continuu sistemul de management pentru a ramane conforma cu standardul. Acest lucru implica audituri periodice de reevaluare si actualizarea sistemului pentru a raspunde schimbarilor in cerinte si in mediul de afaceri.