Aceste documente pot fi necesare atunci când firma încheie un contract, solicită un credit, participă la o licitație, angajează personal, își modifică datele la Registrul Comerțului sau este verificată de autorități.

10 documente importante pentru administratorul unui SRL

1. Actul constitutiv al societății
Actul constitutiv este documentul de bază al unui SRL. Acesta stabilește principalele elemente de organizare și funcționare ale societății. Acesta conține, printre altele:

• denumirea și sediul social al firmei;
• asociații și participațiile acestora la capitalul social;
• obiectul de activitate;
• capitalul social;
• modul de administrare și reprezentare a societății;
• durata de funcționare, dacă este stabilită.

De ce trebuie să îl cunoască administratorul?
Actul constitutiv ajută la clarificarea drepturilor asociaților, poate fi necesar atunci când se schimbă sediul social, se modifică structura asociaților, se actualizează activitățile firmei sau apar neînțelegeri privind deciziile societății.

2. Certificatul de înregistrare și codul unic de identificare (CUI)
Certificatul de înregistrare este documentul care atestă înregistrarea societății. Acesta conține datele de identificare ale firmei, codul unic de înregistrare, cunoscut sub denumirea de CUI.
CUI-ul este utilizat pentru identificarea societății în relația cu autoritățile fiscale, partenerii comerciali și alte instituții.

Când este util?

• La deschiderea sau administrarea conturilor bancare ale firmei.
• La încheierea contractelor cu furnizorii și clienții.
• În relația cu ANAF și alte autorități.
• Atunci când un partener dorește să verifice identitatea societății.

3. Certificatul constatator de la ONRC
Dacă certificatul de înregistrare confirmă înregistrarea societății, certificatul constatator poate oferi informații suplimentare despre situația acesteia în registrul comerțului.
Acesta poate cuprinde următoarele date:

• sediul social;
• administratorii și persoanele cu drept de reprezentare;
• asociații, în condițiile informațiilor disponibile în registru;
• activitățile economice înregistrate;
• informații privind autorizarea activităților și sediile declarate.

De ce este important?
Administratorul poate avea nevoie de un certificat constatator actualizat pentru a demonstra anumite informații despre firmă în relația cu băncile, partenerii contractuali, instituțiile publice sau alte entități.

4. Deciziile asociatului unic sau hotărârile adunării generale a asociaților
În funcție de structura societății, anumite decizii importante se consemnează prin decizii ale asociatului unic sau prin hotărâri ale adunării generale a asociaților (AGA).
Aceste documente pot privi:

• numirea sau revocarea administratorului;
• schimbarea sediului social;
• modificarea actului constitutiv;
• majorarea sau reducerea capitalului social;
• aprobarea situațiilor financiare anuale;
• repartizarea profitului și distribuirea dividendelor;
• alte decizii care țin de competența asociaților.

Ce trebuie să știe administratorul?
Nu orice decizie de administrare necesită o hotărâre AGA. Administratorul trebuie să știe ce decizii poate lua în limitele mandatului său, și pentru ce operațiuni este necesară aprobarea asociaților.

5. Contractele comerciale
Contractele comerciale stabilesc drepturile și obligațiile firmei în relația cu clienții, furnizorii și ceilalți parteneri.
În funcție de activitatea societății, pot fi:
contracte de prestări servicii, furnizare, vânzare-cumpărare, închiriere, mentenanță, colaborare, credit, finanțare etc.

De ce trebuie să le cunoască administratorul?
Administratorul trebuie să știe ce obligații și-a asumat firma, când trebuie efectuate plățile, ce penalități pot fi aplicate și în ce condiții poate înceta o colaborare.

6. Facturile și documentele justificative
Facturile reprezintă o parte importantă a documentelor folosite în activitatea comercială a unui SRL. În funcție de operațiune, documentele justificative pot fi: facturi emise și primite, bonuri fiscale, chitanțe, extrase de cont, ordine de plată, avize de însoțire a mărfii, procese-verbale de recepție, documente de decontare, alte documente care justifică operațiunile economice.

Ce trebuie să urmărească administratorul?
Este important să existe documente corespunzătoare pentru operațiunile firmei, iar acestea să ajungă la contabilitate în timp util. Administratorul ar trebui să urmărească și facturile neîncasate, facturile de plată și eventualele diferențe dintre documente și operațiunile efectiv realizate.

7. Registrele contabile
Registrele contabile permit evidențierea și verificarea operațiunilor economico-financiare ale societății.
Printre registrele contabile importante se numără:
Registrul-jurnal – evidențiază operațiunile economico-financiare în ordine cronologică, potrivit regulilor contabile aplicabile.
Registrul-inventar – cuprinde rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, conform reglementărilor aplicabile.
Cartea mare – oferă o evidență sistematizată a operațiunilor pe conturi contabile.
Acestea fac parte din evidența contabilă organizată potrivit legislației aplicabile societăților care țin contabilitatea în partidă dublă.

8. Situațiile financiare anuale
Situațiile financiare anuale oferă o imagine de ansamblu asupra poziției financiare și performanței societății, potrivit regulilor contabile aplicabile.
Acestea includ informații relevante despre active, datorii, capitaluri proprii, venituri și cheltuieli, în funcție de structura raportării cerute pentru societatea respectivă.

De ce ar trebui să le citească administratorul?
Chiar dacă situațiile financiare sunt pregătite cu ajutorul contabilului, administratorul ar trebui să înțeleagă principalii indicatori și să solicite explicații atunci când apar neclarități.
De exemplu, este util să urmărească:

• cifra de afaceri;
• profitul sau pierderea;
• valoarea datoriilor;
• creanțele de încasat;
• disponibilitățile bănești;
• evoluția capitalurilor proprii.
  Un aspect esențial este că profitul contabil nu este același lucru cu banii disponibili în contul firmei. O societate poate înregistra profit, dar poate avea dificultăți de lichiditate dacă nu își încasează la timp facturile.

9. Declarațiile fiscale și evidența obligațiilor către ANAF
Un administrator trebuie să știe ce obligații fiscale are societatea și cum poate verifica dacă declarațiile și plățile sunt gestionate corespunzător.
În funcție de regimul fiscal și de activitatea firmei, pot exista obligații privind impozitul pe veniturile microîntreprinderilor sau impozitul pe profit, TVA, impozitele și contribuțiile salariale și alte obligații aplicabile.
Documente importante:

• declarațiile fiscale depuse;
• recipisele care confirmă prelucrarea declarațiilor;
• evidența obligațiilor fiscale;
• ordinele de plată și extrasele bancare;
• documentele privind eventualele compensări sau rambursări;
• comunicările primite de la ANAF.
  Administratorul poate folosi Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru a consulta documentele și comunicările disponibile în contul societății, în funcție de serviciile accesibile și de drepturile de utilizare.

10. Documentele privind angajații
Dacă SRL-ul are salariați, administratorul trebuie să se asigure că documentele de muncă și evidențele aferente sunt gestionate conform legislației aplicabile.
În funcție de situație, acestea pot fi:

• contractele individuale de muncă;
• actele adiționale;
• documentele privind modificarea, suspendarea sau încetarea contractelor;
• fișele de post;
• documentele privind concediile;
• evidențele de salarizare;
• documentele privind instruirea în domeniul securității și sănătății în muncă;
• documentele și înregistrările obligatorii în registrul general de evidență a salariaților.

Ce trebuie să urmărească administratorul?
Trebuie să existe documentele necesare pentru raporturile de muncă, să fie respectate termenele legale și să fie îndeplinite obligațiile privind evidența salariaților, salarizarea și securitatea și sănătatea în muncă.
Dacă firma nu are angajați, această categorie nu se aplică în aceeași măsură.

Întrebări frecvente
Ce documente trebuie să aibă un SRL?
Documentele necesare depind de etapa în care se află firma și de activitatea sa. Printre documentele importante se numără actul constitutiv, certificatul de înregistrare, documentele contabile și justificative, contractele și, după caz, documentele fiscale și cele privind salariații.
Administratorul trebuie să cunoască toate documentele contabile?
Nu este necesar să întocmească personal toate documentele contabile. Totuși, este important să înțeleagă principalele informații financiare, să cunoască obligațiile firmei și să colaboreze cu persoana responsabilă de contabilitate.
Unde pot fi verificate informațiile oficiale despre un SRL?
Informațiile înregistrate despre societate pot fi solicitate sau consultate prin serviciile puse la dispoziție de Oficiul Național al Registrului Comerțului. Pentru informații fiscale, administratorul poate utiliza serviciile oficiale ANAF, în funcție de tipul informației căutate.
Un administrator de SRL nu trebuie să fie expert în contabilitate sau în drept comercial, dar trebuie să cunoască documentele esențiale ale firmei și să înțeleagă rolul acestora.