Printre cele mai importante beneficii ale arhivării conform standardelor profesionale, amintim:
• documentele sunt organizate după un sistem unitar, fiind ușor de gasit și accesat în orice moment
• documentele sunt în deplină siguranță, datorită depozitării în spații autorizate, care respectă toate standardele de securitate

Dacă te decizi să administrezi intern arhivarea documentelor firmei, este necesar să te asiguri că vei respecta prevederile Ordinului MFP nr. 2634/2015, în vigoare de la 1 ianuarie 2016, precum și Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 republicată în 2014.

Dacă, dimpotrivă, ești adeptul externalizării serviciilor către specialiști, este indicat să ai în vedere câteva aspecte:
- Este recomandat să lucrezi cu o firmă de arhivare autorizată de Arhivele Naționale care să dețină următoarele autorizații și certificări:
o Autorizaţie PSI (Protecție pentru Stingerea Incendiilor) pentru spațiu de arhivă
o Autorizație pentru păstrarea și conservarea documentelor
o Autorizație pentru utilizarea documentelor deținute
o Autorizație pentru prelucrare arhivistică
o Autorizatie de protecție a datelor cu caracter personal în conformitate cu prevederile legii 677/2001.

- Este în interesul firmei pe care o conduci să soliciti firmei de arhivare informații privind existența următoarelor tipuri de polițe de asigurare:
o Asigurare pe fiecare cutie de arhivare din depozit
o Asigurare pentru bunuri în tranzit
o Asigurare de răspundere civilă
o Asigurare de răspundere profesională

Poate vei fi surprins sa constați că externalizarea este o soluție mult mai eficientă atât din punct de vedere al administrării documentelor, cât și din punct de vedere al costurilor! Aceasta deoarece firma specializată se ocupă de casarea la timp a documentelor cu termen de păstrare expirat, în timp ce în varianta păstrării interne, acestea stau ani mulți pe raft, suprasaturând spațiul în care se află depozitată arhiva.

In ceea ce privește estimarea costurilor arhivării externalizate, ca punct de plecare în realizarea unei oferte personalizate pentru nevoile companiei tale, cel mai eficient este să soliciți o evaluare a volumului de documente.

O firmă care realizează evaluări gratuite ale arhivei existente este ArchivIT, companie care deține și cel mai sigur centru de depozitare arhivă din România. Mai multe informații găsești aici: https://www.archivit.ro

Important este să te asiguri că arhivarea documentelor firmei tale se face eficient și sigur, cu respectarea tuturor normelor legale în vigoare, aspecte care se vor reflecta, mai devreme sau mai târziu, în eficiența globală a firmei.