În România, arhivarea și distrugerea documentelor sunt reglementate strict prin Legea Arhivării Naționale nr. 16/1996. Aceasta stabilește termene clare pentru păstrarea fiecărui tip de document, în funcție de natura sa juridică, fiscală sau administrativă. De exemplu, documentele juridice precum hotărârile judecătorești sau actele de înființare ale unei firme trebuie păstrate permanent. Documentele de personal, care includ contractele de muncă, fișele de post sau dosarele personale, trebuie păstrate timp de minimum 75 de ani. Această perioadă lungă este justificată de necesitatea dovedirii vechimii în muncă și a stagiului de cotizare pentru calculul pensiilor.

În cazul documentelor contabile, legea prevede o perioadă de păstrare de 5 până la 10 ani, în funcție de tipul documentului și de cerințele fiscale. Chitanțele, bonurile, facturile și alte documente justificative intră în această categorie.

Când este permisă distrugerea documentelor

Distrugerea documentelor este permisă doar după expirarea termenelor legale de păstrare și obținerea aprobării din partea Arhivelor Naționale pentru lucrarea de selecționare. Este esențial să se facă o distincție clară între selecționarea documentelor și inventariere: selecționarea presupune analizarea documentelor în vederea eliminării celor care nu mai trebuie păstrate, conform legii, în timp ce inventarierea se referă la o evidență completă a documentelor arhivate.

În practică, distrugerea documentelor trebuie să fie realizată cu responsabilitate și conform unui protocol bine stabilit. Este recomandat ca firmele să colaboreze cu furnizori specializați în servicii de arhivare, care se ocupă inclusiv de distrugerea certificată a documentelor, respectând toate prevederile legale.

Ce trebuie să știi despre arhivare și scanare

Arhivarea documentelor într-o companie nu înseamnă doar păstrarea lor în fișiere sau dulapuri. Conform legii, arhivarea trebuie să asigure protejarea documentelor împotriva deteriorării, incendiilor și pierderii, dar și accesul rapid și organizat la informații. De aceea, multe companii optează pentru servicii profesionale de arhivare documente companie care includ depozitare sigură, retrodigitizare și consultare rapidă la cerere.

Scanarea documentelor, denumită și retrodigitizare, presupune conversia documentelor fizice în format digital. Acest proces este esențial pentru accesibilitatea rapidă și păstrarea documentelor în condiții optime, dar nu elimină obligația legală de a păstra documentele fizice, dacă nu sunt îndeplinite anumite condiții legale. În cazul arhivării electronice legale, documentele trebuie semnate digital de toate părțile implicate și stocate în sisteme cloud securizate. Numai în această situație, documentele fizice pot fi eliminate.

Este important de reținut că scanarea și distrugerea documentelor nu trebuie confundate și nu sunt interdependente din punct de vedere legal. O simplă scanare a unui document nu oferă automat dreptul de a-l distruge.

Soluții moderne pentru conformitate

Pentru a evita sancțiuni, pierderi de date sau expunerea unor informații sensibile, firmele trebuie să apeleze la servicii specializate care respectă standardele impuse de Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Arhivarea profesională nu doar că asigură organizarea eficientă și protecția datelor, dar permite și un control riguros asupra ciclului de viață al fiecărui document – de la creare și utilizare, până la arhivare și, în cele din urmă, distrugere.