Volumul comenzilor online crește constant în România, Polonia, Cehia și pe alte piețe europene. Clienții cer livrare rapidă, opțiuni flexibile și informații clare despre statusul coletului. Tu trebuie să gestionezi costuri, SLA-uri și relații cu mai mulți curieri, fără să blochezi operațiunile interne.

Dacă aloci manual comenzile, știi deja cât timp consumă verificarea tarifelor, generarea AWB-urilor și alegerea serviciului potrivit. În perioadele aglomerate, echipa ta lucrează sub presiune, iar erorile apar inevitabil. Află cum poți îmbunătăți  obiectivele, tehnologia, implementarea și indicatorii de performanță.

1. Stabilește obiective clare și KPI măsurabili

Înainte să implementezi orice soluție, definește ce vrei să optimizezi. Fără obiective clare, automatizarea devine doar un proiect IT.

Pentru utilizare uzuală, pornește de la câțiva indicatori concreți:

1. Rata de livrare la timp (On-Time Delivery) – de exemplu, target 95%+.
2. Costul mediu per livrare – pe țară, pe tip de serviciu, pe categorie de produs.
3. Timpul de procesare a comenzii – din momentul confirmării până la generarea AWB.
4. Rata de retur (RTO) – procentul coletelor care se întorc la expeditor.
5. Performanța per curier – livrări la timp, incidente, cost real vs. cost negociat.

Află cum poți folosi alocarea automată a comenzilor către curieri pentru a optimiza livrările. 

2. Analizează fluxul logistic actual

Automatizarea funcționează bine doar dacă înțelegi clar fluxul existent. Mapează traseul comenzii:

• Platformă eCommerce / marketplace
• ERP (Enterprise Resource Planning)
• WMS (Warehouse Management System)
• TMS (Transport Management System)
• Interfețe curieri

Identifică blocajele:

• Unde se introduce manual informație?
• Cât timp petrece echipa în Excel?
• Câte corecții de adresă faci zilnic?
• Ce se întâmplă când un curier atinge capacitatea maximă?

De multe ori, problema nu este lipsa curierilor, ci lipsa unei logici automate de selecție. Operatorii aleg „curierul preferat”, fără să verifice performanța reală pe zonă sau tip de serviciu.

3. Alege modelul potrivit de alocare

Nu toate businessurile au nevoie de același nivel de complexitate. În practică, există două abordări principale:

3.1. Alocare bazată pe reguli (rule-based)

Funcționează bine pentru volume medii sau pentru companii aflate la început de optimizare.

Exemple de reguli:

• Dacă livrarea este în București și greutatea < 2 kg → alege Curier A.
• Dacă livrarea este rurală și rata de întârziere a Curierului B > 8% → evită-l.
• Dacă valoarea rambursului > 5.000 lei → folosește curier cu asigurare extinsă.

Acest model oferă control și claritate. Echipa ta înțelege exact de ce sistemul a ales un anumit curier.

3.2. Modele avansate de optimizare

Pentru volume mari și operațiuni regionale, merită să folosești algoritmi inspirați din zona de research operațional, cum ar fi cei utilizați pentru problemele de rutare a vehiculelor (Vehicle Routing Problem).

Aceste modele folosesc:

• optimizare combinatorică
• heuristici și algoritmi ILP (Integer Linear Programming)
• machine learning pentru ajustarea regulilor

Sistemul analizează simultan cost, SLA real, capacitate și probabilitate de livrare la prima încercare. Pentru marketplace-uri sau platforme C2C cu zeci de mii de expedieri zilnic, acest nivel de optimizare aduce rezultate stabile pe termen lung.

4. Configurează soluția și integreaz-o corect

O implementare reușită depinde de integrarea tehnică. Arhitectura tipică arată astfel:

• Frontend eCommerce → trimite comanda prin API
• Backend / ERP → validează datele
• Platforma de alocare → aplică regulile și selectează curierul
• API curier → generează AWB
• Dashboard analytics → colectează date pentru raportare

API (Application Programming Interface) permite schimbul automat de date între sisteme. Asigură-te că:

• Datele sunt sincronizate în timp real.
• Validarea adreselor se face automat.
• Respecti cerințele GDPR privind datele personale.
• Sistemul suportă scalare regională.

5. Rulează un proiect pilot și măsoară impactul

Nu implementa direct pe tot volumul. Alege un segment:

• o țară
• un depozit
• o categorie de produse
• 20–30% din comenzi

Rulează pilotul 4–8 săptămâni. Monitorizează:

• diferența de cost mediu per livrare
• variația ratei de livrare la timp
• timpul de procesare în depozit
• feedback-ul echipei operaționale

6. Monitorizează constant și optimizează regulile

Automatizarea nu înseamnă „setezi și uiți”. Performanța curierilor fluctuează.

Folosește dashboarduri care afișează zilnic:

• cost per curier
• livrări la timp pe zone
• rata de retur
• incidente și reclamații

Revizuiește lunar regulile de alocare. Dacă un curier începe să aibă întârzieri în zone rurale, ajustează distribuția volumului. Dacă negociezi un tarif nou, actualizează imediat parametrii.

7. Impactul asupra echipei și experienței clientului

Pentru operatorii logistici, automatizarea reduce taskurile repetitive: generare manuală de AWB, verificare tarife, comparații între interfețe diferite. Echipa se concentrează pe excepții reale și pe îmbunătățirea proceselor.

Pentru curieri, fluxul devine mai predictibil. Primesc volume distribuite echilibrat, în funcție de capacitate și performanță.

Pentru clientul final, beneficiile sunt clare:

• livrare mai predictibilă
• opțiuni multiple (standard, express, locker)
• tracking coerent
• mai puține întârzieri și retururi

Rezultatul se vede în scăderea solicitărilor către customer support și în creșterea ratei de recumpărare.

Optimizează-ți livrările cu Innoship și vezi cum arată performanța reală a fiecărui curier, dintr-un singur dashboard.