Externalizarea (outsourcing-ul) reprezinta practica prin care o organizatie contracteaza serviciile unei alte entitati pentru a realiza anumite activitati sau procese, in loc sa le desfasoare intern. Aceasta strategie are beneficii semnificative, cum ar fi reducerea costurilor, concentrarea pe activitatile cheie ale companiei si accesul la experti specializati. Cu toate acestea, atunci cand este vorba despre externalizarea in contextul Regulamentului General privind Protectia Datelor (GDPR), exista anumite aspecte si responsabilitati care trebuie luate in considerare cu atentie.

1. Responsabilitati clare in conformitate cu GDPR:

Organizatiile care externalizeaza prelucrarea datelor personale sunt in continuare responsabile pentru protectia acestor date conform cerintelor GDPR. Astfel, este crucial ca contractul de externalizare sa stipuleze clar obligatiile si responsabilitatile partilor implicate in ceea ce priveste protectia datelor personale.

2. Evaluarea furnizorului de servicii:

Inainte de a externaliza activitati care implica prelucrarea datelor personale, organizatia ar trebui sa efectueze o evaluare amanuntita a furnizorului de servicii. Acest lucru implica verificarea masurilor de securitate implementate de furnizor, a politicii sale de confidentialitate si a capacitatii sale de a respecta cerintele GDPR.

3. Clauze contractuale specifice pentru GDPR:

Contractul de externalizare ar trebui sa contina clauze specifice care sa reflecte cerintele GDPR. Aceste clauze pot include obligatii privind securitatea datelor, notificarea incalcarilor de securitate, cooperarea in cazul unor investigatii si respectarea drepturilor persoanelor vizate.

4. Monitorizarea si auditarea continua:

Organizatia trebuie sa monitorizeze in mod regulat activitatile de prelucrare a datelor efectuate de furnizorul de servicii pentru a se asigura ca respecta cerintele GDPR. Auditurile periodice pot fi esentiale pentru a evalua conformitatea si pentru a identifica potentialele riscuri sau incalcari.

5. Protejarea transferului international de date:

Daca externalizare gdpr implica transferul datelor personale in afara Uniunii Europene, este important sa se asigure ca furnizorul de servicii respecta regulile privind transferurile internationale de date stabilite de GDPR. Acest lucru poate implica adoptarea clauzelor contractuale standard sau a altor mecanisme de protectie recunoscute de catre autoritatile de supraveghere.

6. Notificarea incalcarilor de securitate:

In conformitate cu GDPR, atat organizatia care externalizeaza, cat si furnizorul de servicii, trebuie sa fie pregatiti sa notifice imediat autoritatii de supraveghere si persoanelor vizate in cazul unei incalcari a securitatii datelor.